Refuser la candidature d’un locataire sans se tromper, entre politesse et cadre légal

Vous pouvez refuser une candidature locative sans vous exposer si vous vous tenez à une règle simple : ne parler que de critères objectifs (solvabilité, garanties, dossier exploitable, compatibilité d’usage) et garder une trace interne de votre décision. Juridiquement, avant la signature du bail, le bailleur reste libre de choisir, mais cette liberté s’arrête net dès qu’un refus peut être rattaché à un critère discriminatoire. La méthode la plus sûre consiste à standardiser vos demandes de pièces, à chiffrer le risque (taux d’effort) et à envoyer un message bref, neutre, courtois.

Ce que vous pouvez refuser, et ce que la loi vous interdit

Le cadre général des rapports locatifs d’habitation est posé par la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Dans la phase de sélection, avant toute signature, vous pouvez choisir le candidat locataire qui vous paraît le plus solide, à condition de ne pas discriminer. En pratique, cela signifie deux choses : vous êtes libre de dire « non », mais vous devez être capable de démontrer que ce « non » repose sur des éléments vérifiables liés à la location (paiement, garanties, dossier, usage), et non sur la personne.

Le point de vigilance majeur est la discrimination à la location, réprimée par le Code pénal (art. 225-1 et 225-2). Pour une personne physique, les sanctions peuvent aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende. Pour une personne morale (par exemple une SCI ou une agence), l’amende maximale peut aller jusqu’à 225 000 €. Le délai de prescription pour une plainte pénale est de 6 ans après les faits. Ce sont des ordres de grandeur qui suffisent à comprendre pourquoi une formulation « de travers » peut coûter très cher.

J’insiste sur un point très opérationnel : ce qui se retourne contre le bailleur, ce n’est pas une intention, c’est une trace. Un SMS, un e-mail, une annonce, un message vocal retranscrit peuvent suffire à caractériser un refus fondé sur un critère interdit. Une fois écrit, vous ne contrôlez plus la manière dont cela sera lu, transmis, ou interprété.

Les critères interdits : ce qu’il ne faut jamais écrire

Les critères protégés sont nombreux (un panorama courant en cite 26). Pour sécuriser vos refus, retenez une règle de rédaction : ne mentionnez jamais une caractéristique personnelle. Ni directement, ni par sous-entendu. Vous ne commentez pas l’origine, la nationalité, la couleur de peau, l’apparence physique, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, la situation familiale, la grossesse, l’âge, l’état de santé, le handicap, les croyances religieuses, les opinions politiques, l’activité syndicale, le nom de famille, le lieu de résidence actuel, la précarité sociale, etc. Même si vous pensez « bien faire », vous vous placez sur un terrain pénal.

• À bannir : « on préfère un couple », « pas d’enfants », « pas d’étrangers », « pas d’allocataires », « trop jeune », « vous n’êtes pas du coin », « votre nom… ».
• À faire : vous limiter à « solvabilité », « garanties », « dossier complet et vérifiable », « compatibilité d’emménagement », « usage conforme au logement et au règlement ».

Motifs légitimes de refus : vérifier, chiffrer, archiver

Un refus devient beaucoup plus défendable quand il est fondé sur des éléments qui se comparent et se prouvent. Dans la majorité des situations, tout se joue sur le trio revenus, garanties, dossier exploitable. Il est d’ailleurs couramment admis que ce trio représente plus de 80 % des refus.

Le premier point à vérifier est le taux d’effort : en pratique, on utilise souvent un repère de 33 % (loyer charges comprises rapporté au revenu net). Autre repère courant : des revenus nets mensuels autour de 2,5 à 3 fois le loyer, souvent « 3 fois » dans les échanges du marché. Ce ne sont pas des obligations légales, mais des critères de gestion du risque. Faites simple : posez le calcul, datez-le, et conservez une note interne.

Ensuite, qualifiez les garanties. Un garant est souvent jugé « solide » à partir d’un repère de 3 à 4 fois le loyer. Si le dossier est limite, vous pouvez aussi orienter vers Visale (Action Logement, caution gratuite, souvent adaptée aux jeunes de moins de 30 ans, étudiants, salariés en début de contrat) ou envisager une GLI (garantie loyers impayés) si vous en avez la pratique, en gardant à l’esprit qu’une GLI peut imposer ses propres critères d’acceptation.

Troisième bloc : la qualité du dossier. Distinguez :

• Incomplet : une pièce autorisée manque, vous pouvez demander un complément.
• Incohérent : des chiffres ne s’alignent pas, vous demandez une clarification factuelle.
• Non vérifiable ou suspect : vous évitez l’accusation, vous constatez simplement l’impossibilité d’instruire au vu des éléments fournis.

J’ai déjà vu un refus devenir conflictuel non pas sur le fond, mais parce que le bailleur écrivait « document faux » sans preuve, au lieu de rester sur une formulation sobre du type « éléments incohérents, dossier non vérifiable à ce stade ». La prudence rédactionnelle est votre meilleure alliée.

Pièces demandables : rester dans la liste, éviter l’amende

À la date de rédaction, un décret de 2015 fixe une liste limitative des pièces pouvant être exigées. Tenez-vous-y, et surtout appliquez la même liste à tous : même check-list, mêmes exigences, même canal de dépôt. En pratique, vous pouvez demander une pièce d’identité, un justificatif de domicile, des justificatifs d’activité professionnelle et des attestations de ressources.

À l’inverse, certaines demandes sont interdites, par exemple : extrait de casier judiciaire, copie de carte Vitale, contrat de mariage ou livret de famille, relevés de compte bancaire, attestation de bonne tenue du compte, photo d’identité hors pièce officielle. Une demande illégale peut exposer à une amende administrative pouvant aller jusqu’à 3 000 €. Ne vous fiez pas au seul intitulé d’une pièce « rassurante » : si elle n’est pas dans la liste, abstenez-vous.

Pour fiabiliser et simplifier, certains bailleurs orientent les candidats vers DossierFacile, qui aide à présenter des pièces de manière structurée et peut les certifier. Cela ne remplace pas votre analyse, mais réduit les échanges inutiles.

Messages de refus : courts, neutres, et copiés dans vos archives

Vous n’avez pas d’obligation légale de motiver un refus. Pourtant, un minimum de courtoisie fait souvent baisser la tension, et une formulation standard vous protège. Trois principes : brièveté, neutralité, factuel. Choisissez un canal simple (e-mail ou SMS) et gardez une copie. L’accord oral ne suffit pas : tout dépend ici de l’état d’avancement, et tant que le bail n’est pas signé, la prudence consiste à parler de « dossier en cours d’étude » plutôt que d’une promesse.

Modèles prêts à l’emploi (à adapter sans ajouter de commentaire personnel)

Refus minimaliste (universel)
« Bonjour, merci pour votre visite et l’envoi de votre dossier. Le logement a été attribué à un autre candidat. Bonne continuation dans vos recherches. »

Revenus insuffisants (factuel, chiffré)
« Bonjour, merci pour votre dossier. Au regard des éléments de solvabilité et du loyer charges comprises de 800 €, le repère de revenus nets correspondant à un taux d’effort d’environ 33 % est de l’ordre de 2 400 €. Votre dossier ne permet pas de respecter ce repère. Bonne continuation. »

Revenus limite avec alternative (si vous l’acceptez réellement)
« Bonjour, merci pour votre dossier. En l’état, le niveau de solvabilité et de garantie est insuffisant au regard du loyer. Si vous pouvez présenter une garantie renforcée (par exemple un garant répondant au loyer, ou une éligibilité Visale), vous pouvez nous réécrire avec l’attestation correspondante. »

Dossier incomplet
« Bonjour, merci pour votre envoi. Pour instruire votre candidature, il manque des pièces nécessaires. Sans ces éléments, nous ne pouvons pas étudier le dossier. Bonne journée. »

Garant insuffisant
« Bonjour, merci pour votre dossier. En l’état, le niveau de garantie présenté n’est pas suffisant au regard du loyer. Si vous disposez d’une alternative (garant ou attestation Visale), vous pouvez nous la transmettre. »

Dates d’entrée incompatibles
« Bonjour, merci pour votre visite. Votre calendrier d’emménagement n’est pas compatible avec les contraintes du logement. Bonne continuation. »

Procédure simple et traçable, et gestion des données

Pour éviter les contestations, adoptez un enchaînement stable : réception des dossiers, vérification des pièces autorisées, calcul du taux d’effort, examen des garanties, puis décision. La traçabilité minimale tient en une note interne : « motif objectif + calcul si besoin + date ». Cela ne produit pas le même effet qu’un long argumentaire envoyé au candidat, qui augmente le risque de dérapage.

Enfin, ne sous-estimez pas l’exposition liée aux données personnelles. Une fois la sélection faite, restituez ou détruisez les dossiers non retenus, et ne conservez que le temps utile. Les recommandations de bon sens en matière de protection des données vont dans le sens d’une conservation courte, typiquement quelques mois au maximum selon l’utilité, puis suppression. Soyez attentif aux copies qui restent dans les e-mails, messageries et espaces cloud. Un tableur de suivi (dossier retenu vs non retenus, date, motif objectif) et une routine mensuelle d’effacement font souvent la différence.

Si un candidat conteste un refus, gardez en tête que des preuves comme des écrits, des témoignages ou même un testing (dossiers quasi identiques) peuvent être produits. Les recours possibles incluent la saisine du Défenseur des droits, une plainte pénale, ou une action civile en réparation. Côté bailleur, votre meilleure protection reste la cohérence : mêmes pièces demandées, même grille d’analyse, messages neutres, et archives limitées aux éléments objectifs.